التي تنهى في ضمن الكتب، ويظن أنه ربما سئل عنها أو احتيج إليها، فيكون
[ ١ / ١٦٨ ]
استخراجها من هذه التذاكر أيسر من التنقيب عليها والتنقير عنها من الأضابير.
قال: ويجب أن تسلّم إليه جميع الكتب الواردة بعد أن يكتب بالإجابة عنها ليتأملها وينقل منها في تذاكره ما يحتاج إليه، وإن كان قد أجيب عنه بشيء نقله، ويجعل لكل صفقة أوراقا من هذه التذاكر على حدة، تكون على رؤوس الأوراق علامات باسم تلك الصفقة أو الجهة، ويكتب على هذه الصفقة فصل من كتاب فلان الوالي، أو المشارف، أو العامل:- ورد بتاريخ كذا- مضمونه كذا- أجيب عنه بكذا- أو لم يجب عنه- إلى أن تفرغ السنة يستجدّ للسنة الأخرى التي تتلوها تذكرة أخرى. وكذلك يجعل له تذكرة يسطّر فيها مهمات ما تخرج به الأوامر في الكتب الصادرة لئلّا تغفل ولا يجاب عنها؛ وتكون على الهيئة المتقدّمة من ذكر النواحي وأرباب الخدم. وإذا ورد جواب عن شيء مهمّ نزّل عنده فيقول: ورد جوابه عن هذا الفصل بتاريخ كذا، يتضمّن كذا، فإنه إذا اعتمد هذا وجد السلطان جميع ما يسأل عنه حاضرا في وقته غير متعذر عليه.